Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld door VFfotografie. Om voor een goed verloop van de opdracht te zorgen en misverstanden te voorkomen, zijn deze voorwaarden van toepassing op alle offertes, facturen, werkzaamheden, overeenkomsten en de levering van diensten en producten namens VFfotografie.

Wanneer in een offerte, boekingsbevestiging of overeenkomst specifieke afwijkende afspraken zijn gemaakt, hebben deze specifieke afspraken voorrang op deze algemene voorwaarden.

1. Betaling
1.1 Reguliere fotoshoots
Bij het inplannen van een datum voor een reguliere fotoshoot wordt een factuur met de aanbetaling van €50,00 gemaild. Deze dient binnen 14 dagen te zijn voldaan. Bij afspraken die binnen 14 dagen plaatsvinden, dient de aanbetaling binnen 48 uur te worden voldaan.
Wanneer de betaling na een betalingsherinnering uitblijft en de klant niet reageert, kan VFfotografie de afspraak annuleren en de gereserveerde datum vrijgeven.
De aanbetaling wordt niet terugbetaald. Bij overmacht kan VFfotografie, in overleg met de klant, besluiten het betaalde bedrag in te zetten voor een nieuwe afspraak.

1.2 Overige betaling reguliere fotoshoots
Nadat de klant de gewenste foto's heeft geselecteerd, wordt het resterende bedrag in rekening gebracht. Deze betaling dient binnen 7 dagen te zijn voldaan.
De digitale beelden worden pas na volledige betaling geleverd.

1.3 Betaling trouwreportages 
Voor trouwreportages geldt een afwijkende betalingsregeling.
Bij het definitief boeken van een trouwreportage wordt een reserveringsbedrag van €150,00 in rekening gebracht. Na ontvangst hiervan wordt de trouwdatum definitief voor de opdrachtgever gereserveerd.
Het reserveringsbedrag wordt verrekend met het totaalbedrag van de gekozen trouwreportage.
Het resterende bedrag dient uiterlijk 14 dagen vóór de trouwdatum volledig te zijn voldaan, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Wanneer het verschuldigde bedrag niet tijdig wordt voldaan, zal VFfotografie de opdrachtgever hierover schriftelijk informeren. VFfotografie kan de uitvoering van de opdracht opschorten totdat aan de betalingsverplichtingen is voldaan, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

2. Diensten en annulering
2.1 Reguliere fotoshoots
Bij het te laat komen op een afspraak kan het voorkomen dat de fotoshoot wordt ingekort in verband met andere afspraken. Wanneer de klant door overmacht later is, wordt gevraagd dit telefonisch aan VFfotografie te laten weten.
Een annulering dient uiterlijk 48 uur vóór de fotoshoot schriftelijk of telefonisch te worden gemeld.
Bij een annulering binnen 48 uur of het niet verschijnen op de afspraak kan VFfotografie het volledige afgesproken bedrag in rekening brengen, voor zover dit redelijk is gezien de omstandigheden.

2.2 Cadeaubonnen
Cadeaubonnen zijn één jaar geldig. Bij het boeken van een shoot dient de klant aan te geven dat gebruik wordt gemaakt van een cadeaubon.

2.3 Parkeer- en toegangskosten
De klant is verantwoordelijk voor eventuele parkeerkosten, entreegelden en andere kosten die noodzakelijk zijn voor de gekozen locatie, tenzij vooraf anders overeengekomen.

3. Aanvullende voorwaarden trouwfotografie
De bepalingen in dit hoofdstuk gelden uitsluitend voor trouwreportages en vormen een aanvulling op de overige bepalingen in deze algemene voorwaarden.

3.1 Boeking en reservering
Een trouwreportage wordt definitief geboekt nadat de opdrachtgever de offerte heeft geaccepteerd en het reserveringsbedrag van €150,00 heeft voldaan.
Na ontvangst van het reserveringsbedrag wordt de overeengekomen trouwdatum exclusief voor de opdrachtgever gereserveerd.
Het reserveringsbedrag wordt verrekend met het totaalbedrag van de trouwreportage.
De overeengekomen pakketprijs en eventuele aanvullende afspraken worden vastgelegd in de offerte of boekingsbevestiging.

3.2 Trouwreportagepakketten
Wanneer de opdrachtgever aanvullende uren wenst, kan dit uitsluitend indien de planning van VFfotografie dit toelaat. De prijs van aanvullende uren wordt vooraf besproken.

3.3 Annulering door de opdrachtgever
Een annulering van een trouwreportage dient schriftelijk te worden doorgegeven.
Omdat VFfotografie na boeking de trouwdatum exclusief reserveert en daardoor mogelijk andere opdrachten niet kan aannemen, kan bij annulering een annuleringsvergoeding verschuldigd zijn.
De hoogte van een eventuele annuleringsvergoeding wordt bepaald aan de hand van de termijn tussen de annulering en de geplande trouwdatum, waarbij rekening wordt gehouden met de reeds gemaakte kosten, de gereserveerde tijd en de mogelijkheid om de datum opnieuw te boeken.
De reeds betaalde bedragen worden verrekend met een eventueel verschuldigde annuleringsvergoeding.
De exacte annuleringsregeling kan, indien van toepassing, worden opgenomen in de offerte of boekingsbevestiging.

3.4 Wijzigen van de trouwdatum
Wanneer de opdrachtgever de trouwdatum wil wijzigen, dient dit zo spoedig mogelijk schriftelijk te worden gemeld.
VFfotografie zal zich inspannen om de nieuwe datum beschikbaar te maken. Dit kan echter alleen wanneer de nieuwe datum beschikbaar is.
Wanneer de nieuwe datum niet beschikbaar is, wordt de wijziging beschouwd als een annulering van de oorspronkelijke opdracht. In dat geval gelden de bepalingen uit artikel 3.3.
Een nieuwe datum geldt als definitief gereserveerd zodra dit schriftelijk door VFfotografie is bevestigd.

3.5 Voorbereiding en communicatie
Een goede voorbereiding is belangrijk om de trouwreportage zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig verstrekken van informatie die nodig is voor de voorbereiding en uitvoering van de reportage.
Hieronder vallen onder andere:
- de definitieve dagplanning;
- locaties en adressen;
- start- en eindtijd van de reportage;
- contactgegevens van een contactpersoon op de trouwdag;
- informatie over belangrijke momenten;
- eventuele specifieke wensen;
- wijzigingen in de planning.
VFfotografie neemt voorafgaand aan de bruiloft contact op met de opdrachtgever om de planning en wensen te bespreken.
De benodigde informatie dient uiterlijk vier weken vóór de trouwdatum te zijn aangeleverd, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Wanneer noodzakelijke informatie ondanks herhaald verzoek niet tijdig wordt aangeleverd, kan VFfotografie niet verantwoordelijk worden gehouden voor problemen die rechtstreeks het gevolg zijn van het ontbreken van deze informatie.
Wanneer VFfotografie geen reactie ontvangt op herhaalde contactpogingen, zal hiervan een schriftelijke vastlegging worden gemaakt.
Het niet of onvoldoende reageren op verzoeken om noodzakelijke informatie ontslaat de opdrachtgever niet van de betalingsverplichtingen uit de overeenkomst.

3.6 Pre-weddingshoot
Wanneer een pre-weddingshoot onderdeel is van het gekozen trouwpakket, wordt deze in overleg met de opdrachtgever ingepland.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van beschikbare data.
De pre-weddingshoot dient uiterlijk vier weken vóór de trouwdatum te hebben plaatsgevonden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Wanneer de opdrachtgever niet tijdig beschikbaarheid doorgeeft of onvoldoende meewerkt aan het plannen van de pre-weddingshoot, kan VFfotografie niet garanderen dat deze nog vóór de bruiloft kan plaatsvinden.
Wanneer de pre-weddingshoot door het uitblijven van tijdige communicatie of beschikbaarheid van de opdrachtgever niet kan plaatsvinden, ontstaat geen automatisch recht op restitutie of korting op de trouwreportage.

3.7 Wijzigingen in de dagplanning
Wijzigingen in de dagplanning dienen zo spoedig mogelijk aan VFfotografie te worden doorgegeven.
VFfotografie zal zich inspannen om wijzigingen zo goed mogelijk op te vangen. Wanneer een wijziging ertoe leidt dat bepaalde fotomomenten vervallen of niet meer binnen de geboekte uren passen, kan VFfotografie hiervoor niet verantwoordelijk worden gehouden.

3.8 Uitloop
De afgesproken pakketduur is gebaseerd op het aantal uren dat in de offerte is overeengekomen.
Wanneer de reportage langer duurt dan de geboekte periode, kunnen aanvullende uren in rekening worden gebracht.
Wanneer mogelijk wordt vooraf met de opdrachtgever besproken dat de reportage uitloopt. Wanneer dit door de omstandigheden op de trouwdag niet mogelijk is, kan de extra tijd achteraf worden gefactureerd.

3.9 Weersomstandigheden
Wanneer een deel van de reportage buiten plaatsvindt, wordt waar mogelijk vooraf rekening gehouden met de weersverwachting en eventuele alternatieven.
VFfotografie zal zich inspannen om onder de omstandigheden de best mogelijke foto's te maken.
VFfotografie kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor fotografische beperkingen die rechtstreeks het gevolg zijn van weersomstandigheden.

3.10 Ziekte en vervanging
Wanneer VFfotografie door ziekte, een ongeval, overlijden of een andere ernstige omstandigheid niet in staat is om de trouwreportage zelf uit te voeren, zal VFfotografie zich inspannen om een geschikte professionele vervanger te vinden.
Wanneer een geschikte vervanger beschikbaar is, kan de reportage door deze fotograaf worden uitgevoerd.
Wanneer geen geschikte vervanger beschikbaar is, zal VFfotografie de opdrachtgever hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen en worden de verdere mogelijkheden besproken.

4. Locatie, reis- en parkeerkosten
De klant is verantwoordelijk voor eventuele parkeerkosten en kosten voor toegang tot een locatie, tenzij vooraf anders overeengekomen.
Eventuele reis-, verblijf- of andere locatiegebonden kosten worden vooraf met de klant besproken.

5. Levertijd
Foto's worden bij reguliere fotoshoots binnen 14 dagen, voorzien van een watermerk, gedeeld via een online privégalerij. Hieruit kan de klant een selectie maken.
Foto's voorzien van een watermerk mogen niet worden gedeeld met derden en/of gebruikt voor commerciële publicatie.
Na de selectie en volledige betaling worden de digitale beelden binnen 14 dagen zorgvuldig bewerkt en zonder watermerk gedeeld via een online privégalerij.
Tijdens ziekte, vakantie en overmacht kan VFfotografie afwijken van de genoemde levertijden.
Voor trouwreportages kan vanwege de omvang van de reportage een afwijkende levertijd gelden. Deze wordt waar mogelijk vooraf gecommuniceerd.

6. Fotoalbums en afdrukken
De levertijd van fotoalbums en afdrukken bedraagt gemiddeld 4-6 weken vanaf het moment dat de benodigde selectie en goedkeuring door de klant zijn ontvangen.
De daadwerkelijke levertijd is mede afhankelijk van de externe leverancier.
Fotoalbums en afdrukken worden binnen Nederland tegen verzendkosten zorgvuldig verzonden, tenzij anders overeengekomen.
Het ophalen van fotoalbums en afdrukken is mogelijk, in overleg, op locatie.
Wanneer producten worden verzonden, is VFfotografie niet aansprakelijk voor verlies of beschadiging nadat het pakket aan de vervoerder is overgedragen, voor zover VFfotografie zorgvuldig heeft verpakt en verzonden.
Wanneer een luxe fotoalbum onderdeel is van een trouwpakket, wordt het album samengesteld nadat de opdrachtgever de benodigde selectie heeft aangeleverd.
De opdrachtgever krijgt de mogelijkheid het ontwerp van het album te controleren voordat het definitief wordt besteld.

7. Digitale beelden
Er worden geen onbewerkte beelden geleverd.
De klant ontvangt een persoonlijk gebruiksrecht voor de geleverde foto's voor persoonlijke en niet-commerciële doeleinden.
Voor commercieel gebruik is voorafgaande schriftelijke toestemming van VFfotografie vereist.
De beelden en producten worden persoonlijk voor de klant gemaakt en kunnen niet worden geruild of teruggenomen wanneer de opdracht overeenkomstig de gemaakte afspraken is uitgevoerd.
VFfotografie bepaalt welke beelden worden geselecteerd en aangeboden, met als doel een kwalitatief en artistiek samenhangende eindselectie te leveren.
Het zelf nabewerken of wijzigen van de geleverde beelden is niet toegestaan.

8. Gebruik voor portfolio en promotie
Tenzij de klant vooraf uitdrukkelijk schriftelijk aangeeft hier geen toestemming voor te geven, behoudt VFfotografie het recht om gemaakte foto's te gebruiken voor portfolio-, website-, sociale media- en marketingdoeleinden.
Wanneer de klant bezwaar heeft tegen het publiceren van bepaalde foto's, kan dit vooraf of zo spoedig mogelijk na de reportage schriftelijk worden aangegeven.

9. Kwaliteit
VFfotografie werkt met een gekalibreerd beeldscherm om kleuren zo nauwkeurig mogelijk te beoordelen.
VFfotografie is niet verantwoordelijk voor kleurverschillen die ontstaan door verschillen tussen beeldschermen, telefoons, tablets of andere apparaten van de klant.
Wanneer de klant zelf producten bestelt met door VFfotografie aangeleverde digitale beelden, is VFfotografie niet verantwoordelijk voor het eindproduct van de externe leverancier.
Bij een technisch defect waardoor de fotoshoot niet of onvoldoende kan worden uitgevoerd, zal VFfotografie zich inspannen om de opdracht opnieuw uit te voeren of een passende oplossing te vinden.

10. Technische problemen en dataverlies
VFfotografie werkt met professionele apparatuur en neemt redelijke maatregelen om technische problemen en dataverlies te voorkomen.
Wanneer ondanks deze maatregelen foto's verloren gaan door technische problemen, defecte apparatuur, beschadiging van geheugenkaarten of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van VFfotografie, kan VFfotografie niet garanderen dat alle gemaakte foto's kunnen worden geleverd.
VFfotografie zal zich inspannen om verloren bestanden waar mogelijk te herstellen.

11. Bewaartermijn
Digitale beelden zijn gedurende één maand na levering beschikbaar via de online privégalerij.
VFfotografie bewaart een kopie van de bewerkte beelden gedurende één jaar na levering. Dit is een service en geen garantie.
De klant blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van de geleverde digitale bestanden.
Na afloop van deze termijn kunnen de bestanden zonder verdere kennisgeving worden verwijderd.
Wanneer digitale beelden na verwijdering nog beschikbaar zijn en opnieuw moeten worden verstuurd, wordt hiervoor €15,00 per sessie in rekening gebracht.

12. Klachten
Klachten dienen zo spoedig mogelijk na levering schriftelijk kenbaar te worden gemaakt via info@vffotografie.nl.
VFfotografie krijgt hiermee de mogelijkheid om de klacht te beoordelen en, indien deze gegrond is, naar redelijkheid tot een passende oplossing te komen.
Een klacht ontslaat de klant niet van de betalingsverplichtingen uit de overeenkomst.

13. Privacy
Voor informatie over de verwerking van persoonsgegevens door VFfotografie wordt verwezen naar de privacyverklaring.
De privacyverklaring is te vinden op de website van VFfotografie.

14. Aansprakelijkheid
VFfotografie voert iedere opdracht naar beste inzicht en vermogen uit.
VFfotografie is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door omstandigheden buiten haar redelijke invloed, waaronder wijzigingen in planning, weersomstandigheden, gedrag van gasten, onvoldoende licht, het niet aanwezig zijn van personen of het niet doorgaan van geplande momenten.
VFfotografie is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het niet of onvoldoende verstrekken van noodzakelijke informatie door de klant.
Voor zover wettelijk toegestaan is de aansprakelijkheid van VFfotografie beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht door de klant is betaald.
Deze beperking geldt niet wanneer aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet mag worden beperkt.

15. Overmacht
Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid die VFfotografie redelijkerwijs niet kon voorzien of voorkomen en waardoor de opdracht niet of niet tijdig kan worden uitgevoerd.
Bij overmacht zal VFfotografie de klant zo spoedig mogelijk informeren.
Bij reguliere fotoshoots kan VFfotografie, in overleg met de klant, de opdracht verplaatsen.
Bij trouwreportages zal VFfotografie zich bij verhindering eerst inspannen om een geschikte vervanger te vinden.
Wanneer uitvoering van de opdracht door overmacht definitief onmogelijk is geworden, kunnen partijen in overleg de overeenkomst beëindigen.

16. Auteursrecht
Het auteursrecht op alle door VFfotografie gemaakte foto's blijft bij VFfotografie.
De klant ontvangt uitsluitend de gebruiksrechten zoals omschreven in deze algemene voorwaarden.
Het is niet toegestaan foto's zonder schriftelijke toestemming commercieel te gebruiken, te verkopen, te bewerken of aan derden beschikbaar te stellen voor commercieel gebruik.

17. Wijzigingen in de algemene voorwaarden
VFfotografie kan deze algemene voorwaarden wijzigen wanneer dit noodzakelijk of wenselijk is.
Een gewijzigde versie is niet automatisch van toepassing op reeds gesloten overeenkomsten. Voor iedere nieuwe opdracht geldt de versie van de algemene voorwaarden die op het moment van het sluiten van de overeenkomst aan de klant ter beschikking is gesteld.

18. Akkoord
Door een offerte of boekingsbevestiging te accepteren, verklaart de klant kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.
De algemene voorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant beschikbaar gesteld en zijn tevens te vinden via de website van VFfotografie.

Algemene voorwaarden VFfotografie